Tổ chức sự kiện là gì ?
Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
NHỮNG YẾU TỐ BÊN NGOÀI TÁC ĐỘNG ĐẾN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Cũng có vài yếu tố bên ngoài tác động đến sự phát triển của ngành công nghiệp Tổ chức sự kiện. Một vài trong số những yếu tố trên là tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, lối sống, và sự thay đổi đặc điểm của những người sống trong khu vực. Du lịch và các hoạt động xây dựng thương hiệu, ví dụ các lễ hội và các hoạt động kết hợp như các buổi hội thảo, tung sản phẩm, các buổi lễ trao thưởng, và các hội tiệc đều là công việc của công ty Tổ chức sự kiện. Nhân tố quyết định cho sự thành công của một công ty Tổ chức sự kiện là danh tiếng, các mối quan hệ, quảng bá dịch vụ, có sự liên kết với các nhà cung cấp và kĩ năng quản lí tốt của người lãnh đạo.
DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƯỚI TỐT
- Tổ chức lễ khai trương, khánh thành
- Tổ chức lễ khởi công động thổ
- Tổ chức hội nghị khách hàng
- Tổ chức tiệc tất niên, gặp mặt đầu xuân
- Tổ chức lễ cưới , hỏi
- Tổ chức buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới
- Tổ chức lễ hội, hội trợ, sự kiện cộng đồng
- Tổ chức trương trình ca nhạc, biểu diễn nghệ thật
- Tổ chức các sự kiện cho trẻ em
- Tổ chức hội chợ, triễn lãm
- Tổ chức lễ mít tinh
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN:
I/ Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện.
- Mục tiêu tổ chức sự kiện do nhà đầu từ, chủ Doanh nghiệp đưa ra.
- Mục tiêu phải đo lường được và phù hợp với chiến lược của Doanh nghiệp.
II/ Xác định nội dung tổ chức sự kiện.
- Đối tượng nhận thông điệp
- Khách mời.
- Thời gian.
- Địa điểm.
- Nội dung, trình tự cơ bản.
- Ngân sách.
- Cơ quan báo chí
III/ So sánh nội dung với yêu cầu
-Phải thỏa mãn được yếu tố chính quyền, tức chính quyền cho phép tổ chức.
-Thoả mãn mục tiêu của chủ đầu tư và chiến lược của Doanh nghiệp.
-Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp event (thu hút được số lượng bao nhiêu người – đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải được hình ảnh, thông điệp gì cho thương hiệu, cảm xúc của người tham gia vào event thế nào…)
-Dự đoán tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra tại event.
-Event muốn thu hút và gây ấn tượng mạnh với những người tham dự cần có những yếu tố sáng tạo và bất ngờ.
IV/ Lên chương trình.
-Lên chương trình theo mẫu.
-Chuyển chương trình cho Giám đốc duyệt.
V/ Chuẩn bị.
-Thực hiện theo kế hoạch đề ra.
-Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu.
VI/ Tổ chức sự kiện.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.
VII/ Lấy ý kiến phản hồi của khách hàng
Đây là bước giúp người tổ chức sự kiện tích lũy kinh nghiệm và rút ra bài học từ những lần tổ chức sự kiện, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng, làm cho khách hàng cảm thấy hài lòng hơn với thái độ phục vụ của mình. Có thể lần này họ có một số điểm không hài lòng với bạn nhưng nhờ sự tôn trọng, luôn làm hài lòng khách hàng của bạn mà có thể lần sau họ lại tìm đến bạn.
NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.
2. Tạo ý nghĩa cho sự kiện. Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.
3. Sự kiện phải gây được ấn tượng. Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.
4. Sử dụng một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vẫn biết tự các doanh nghiệp cũng có thể tự lực tổ chức, tuy nhiên, nếu thấy không ổn về vấn đề nào đó, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện, hãy nhờ đến một công ty uy tín để có thể quản lí qui trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả.
5. Quảng bá cho sự kiện. Doanh nghiệp bạn đầu tư chi phí khủng, thuê địa điểm thuộc hạng sang, lên kế hoạch chương trình vô cùng chi tiết, trang hoàng nơi tổ chức sự kiện thật lộng lẫy nhưng không ai biết đến, điều này thật khủng khiếp. Luôn ghi nhớ là sự nhận diện cao, đúng lúc, đúng nơi, đúng đối tượng, sự kiện càng thành công và đạt được mục tiêu ban đầu bạn đề ra.
6. Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh. Mục đích chính của tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với những người được mời một cách trực tiếp. Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và khả năng họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai là rất cao.